POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DU CANADA
First Advantage Canada, Inc. (« FADV », « notre » ou « nous ») fournit des services de vérification des antécédents aux fins et à la demande de ses clients pour les aider à sélectionner des candidats d’emploi, des changements dans le niveau de responsabilité et d’autres circonstances dans lesquelles les antécédents d’un employé ou d’un employé potentiel sont pertinents. Ceci est réalisé en préparant un rapport de vérification des antécédents pour ses clients.
Veuillez lire attentivement notre politique de confidentialité pour comprendre comment nous traiterons les informations personnelles qui nous sont fournies par les candidats (« vous ») et / ou notre client dans le cadre de services de vérification des antécédents. Cette politique peut changer de temps à autre. Veuillez vérifier la politique à chaque fois que vous utilisez notre site pour obtenir les informations les plus récentes.
Certaines de nos filiales et sociétés affiliées maintiennent leurs propres politiques de confidentialité. Veuillez-vous référer directement à ces sites Web pour plus d’informations. Ce site n’est pas destiné aux enfants et nous ne collectons aucune information consciencieusement sur les enfants.
Collecte et utilisation de données lors de nos échanges d’affaires
Bien que les exigences internationales varient, ces lois suivent toutes les mêmes principes généraux : confidentialité, accès, exactitude, équité et responsabilité.
Étant donné que nos principales activités d’affaires liées à l’exécution des services de vérification des antécédents au Canada sont exécutées au Canada, l’information qui suit s’adresse plus spécifiquement aux exigences de conformité de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Nous nous engageons à être un meneur international des services de vérification des antécédents en fournissant à nos clients les informations les plus précises, et nous ne tenons pas pour acquis notre rôle de partenaire avec nos clients. Nous nous assurons que nos valeurs liées à la conformité et la transparence se démontrent dans nos pratiques d’affaires.
Résumé de la LPRPDE
La LPRPDE s’applique aux organisations du secteur privé Canadien qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels dans le cadre d’une activité commerciale. Le consentement est requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. L’individu a le droit d’accéder à ses renseignements personnels et d’en contester l’exactitude, si nécessaire. Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés que pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis et ces raisons doivent être clairement indiquées à l’individu. Les individus doivent également être assurés que leurs informations seront protégées par des mesures de protection spécifiques, notamment des mesures telles que des armoires verrouillées, des mots de passe ou du chiffrement.
Principes fondamentaux de la LPRPDE
- Responsabilité : l’organisation est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et doit désigner une ou plusieurs personnes responsables du respect par l’organisation des principes suivants. Ce rôle s’appelle un responsable de la protection de la vie privée.
- Finalités : Les buts pour lesquelles les informations personnelles sont collectées doivent être clairement identifiées par l’organisation à l’individu concerné au moment où, ou avant la collecte des informations, et avant toute nouvelle utilisation.
- Consentement : La connaissance et le consentement de la personne dont les informations sont impliquées sont requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, sauf lorsque cela est inapproprié.
- Limite de la collecte : La collecte de renseignements personnels doit être limitée à ce qui est nécessaire pour atteindre les buts identifiés par l’organisation. Les informations ne seront collectées que par des moyens justes et légaux.
- Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements : Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou tel que requis par la loi. Les informations personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation de ces objectifs.
- Exactitude : les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour accomplir les objectifs pour lesquels ils ont été collectés.
- Mesures de protection : les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité de l’information. Cela inclut les ordinateurs protégés par mot de passe, le déchiquetage des documents et la conservation électronique des données comme moyen privilégié de copie papier.
- Transparence : Une organisation doit mettre à la disposition des individus des informations spécifiques sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des informations personnelles.
- Accès individuel : Sur demande, une personne doit être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses informations personnelles et doit avoir accès à ces informations. Une personne doit être en mesure de contester l’exactitude et l’exhaustivité des informations et de les faire modifier le cas échéant.
- Contestation de la conformité : une personne doit être en mesure de contester la conformité de l’organisation aux principes mentionnés ci-dessus à la personne ou aux personnes désignées pour la conformité de l’organisation.
Renseignements personnels
Les informations personnelles comprennent toute information, enregistrée ou non, sur une personne identifiable. Les types de renseignements personnels sur les candidats que FADV recueille, utilise et divulgue sont décrits ci-dessous sous la rubrique « Quels sont les types de renseignements personnels recueillis par FADV ? » Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le titre, l’adresse de l’employeur ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation (par exemple, le nom, le titre, l’adresse de l’employeur et/ou le numéro de téléphone de la référence d’un candidat).
Consentement
FADV requiert le consentement écrit des individus pour fournir nos services ; ce consentement peut être fourni sur papier ou par signature électronique via nos plateformes en ligne. Dans de rares circonstances, FADV peut être tenu de divulguer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement du candidat. Ceux-ci incluent la divulgation à un tiers lorsque cela est requis ou autorisé par la loi, un règlement, un mandat de perquisition, une citation à comparaître ou une ordonnance du tribunal ; dans des situations impliquant le recouvrement d’une dette détenue par l’individu envers l’organisation ; en cas d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ; ou en cas de suspicion d’une activité illégale.
Un candidat peut retirer son consentement en avisant notre client/ l’organisation qui a commandé la vérification des antécédents. Nous comptons sur nos clients pour expliquer aux candidats les implications liées au retrait du consentement. Si dans le cadre de nos démarches, nous sommes informés qu’un candidat a retiré son consentement, nous cesserons de travailler sur le dossier en question et aviserons le client des mesures entreprises.
Responsabilité
Mme Rhonda Fairweather, directrice générale, est notre responsable de la confidentialité et notre représentante pour toutes les questions de confidentialité et de gestion des dossiers. Mme Fairweather a toute autorité pour enquêter, appliquer, éduquer et assurer le respect des politiques et procédures de confidentialité de FADV. Les clients et les candidats peuvent demander une copie ou poser des questions concernant cette politique de confidentialité en contactant nos représentants désignés à tout moment.
Quels sont les types de renseignements personnels recueillis par FADV ?
Notre entreprise fournit des services de sélection d’emplois pour diverses entreprises et, selon la nature de la demande du client, nous pouvons collecter, utiliser, divulguer, transférer et conserver tout ou partie des informations personnelles suivantes :
- Nom / Nom de jeune fille / Autres noms (si applicable)
- Sexe
- Date de naissance
- Numéro d’assurance sociale/numéro de sécurité
- Numéro de permis de conduire
- Adresse actuelle / historique d’adresses
- Numéro de passeport
Ces informations sont généralement fournies à FADV en format écrit sur les documents suivants :
- Résumé
- Formulaire de demande officiel du client
- Formulaire de décharge de consentement de FADV
- Formulaire de décharge de consentement criminel de FADV
Des informations supplémentaires ne seront collectées que s’il s’agit d’une exigence pour compléter la vérification des antécédents.
Identifier le but de l’obtention de renseignements personnels
Nous recevons des informations personnelles de nos clients dans le seul but d’effectuer des vérifications des antécédents des individus. Les informations personnelles dont nous avons besoin dépendent des vérifications que nous devons effectuer et nous demandons à notre client et au candidat de ne fournir que les informations personnelles nécessaires. L’utilisation de ces informations est strictement limitée à la satisfaction de la demande du client et ne sera pas utilisée par FADV à d’autres fins.
REMARQUE : Les recherches/vérifications internationales peuvent avoir des exigences uniques et supplémentaires. Le candidat est sensibilisé au besoin de renseignements personnels :
- Verbalement et par écrit par le client
- En lisant et en signant le(s) formulaire(s) de consentement du client et du FADV
Une fois les informations en notre possession, les informations personnelles du candidat seront utilisées spécifiquement pour la demande de ce client et ne seront pas utilisées en association avec une autre demande/recherche/client.
Obtenir le consentement
Selon les services requis par le client, nous obtiendrons le consentement uniquement par le biais de formulaires écrits. Lorsqu’un consentement écrit est requis pour effectuer un service, le personnel de FADV est tenu de conserver une copie électronique de ce consentement dans le dossier du candidat.
En vertu de la LPRPDE, pour que le consentement soit valide, les candidats doivent être en mesure de comprendre les conséquences de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation auxquelles elles consentent.
Bien que FADV prend toutes les mesures raisonnables pour protéger les données, il existe toujours un risque lorsque de l’information personnelle est transféré. Nous avons des procédures et des pratiques pour protéger vos informations personnelles contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.
Limiter la collecte
FADV ne collecte que les informations sur les candidats répertoriées ci-dessus pour effectuer les recherches/vérifications demandées par les clients et ne demandera des informations supplémentaires que lorsque cela sera nécessaire pour la réussite de la recherche/vérification. Si nous faisons ce type de demande, notre personnel documentera quand et pourquoi nous avons besoin des données personnelles supplémentaires. Nous n’utiliserons aucune des informations personnelles du candidat à d’autres fins que pour effectuer les vérifications demandées par le client.
Nous ne faisons aucune recommandation quant à l’aptitude d’un candidat à un emploi et laissons cette décision à la seule discrétion du client.
Si un client annule une demande, nous ne collecterons ni ne poursuivrons aucune information en suspens. Nous soumettrons un rapport au client décrivant toutes les informations que nous avons obtenues et annulerons toutes les demandes d’informations en suspens.
Une fois qu’un fichier est archivé, seuls le personnel administratif et la direction autorisés sont autorisés à accéder à ces informations. La date et les raisons de l’accès à ces informations seront documentées dans le dossier du candidat.
Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation
Nous conserverons toute la documentation et les données personnelles pour chaque recherche/vérification que nous effectuons pendant une période maximale de deux ans. Cela donnera à chaque candidat un délai raisonnable pour contester toute inexactitude.
Nous conserverons une copie électronique de nos conclusions (rapports) pendant un maximum de deux ans (ou toute autre période requise par nos clients), après cette période, ces informations seront supprimées de nos bases de données.
Nous pouvons partager les informations que vous fournissez avec des sociétés affiliées, des fournisseurs et/ou des sources afin de compléter votre vérification des antécédents. Cela comprend les éléments suivants :
- Fournisseurs et sociétés affiliées avec lesquels nous nous engageons à effectuer des vérifications des d’antécédents (nous ne fournissons à ces sociétés affiliées et fournisseurs que les informations personnelles nécessaires pour effectuer ces vérifications)
- Anciens employeurs
- Les établissements d’enseignement
- Organismes d’agrément professionnel
- Sources de casier judiciaire/civil
- Bureaux de crédit; et
- Détenteurs de bases de données en ligne
Nous n’enverrons les résultats des contrôles qu’à la ou aux personnes qui ont demandé les contrôles ou selon les instructions de l’administration du compte.
Précision
Lorsque notre personnel reçoit des informations personnelles qui ne sont pas claires (exemple : de l’information qui est difficile à lire), nous contactons immédiatement le client. Le client est demandé de fournir de l’information à ce sujet. Nous ne traiterons aucune recherche/vérification sans informations précises. Le candidat a également le droit de contester les informations que nous fournissons au client s’il estime qu’elles sont inexactes.
Utilisation de mesures/outils de protections appropriées
Le déchiquetage des copies papier et la suppression des fichiers électroniques sont gérés de manière sécurisée par FADV. Tous les fichiers actuels et archivés contenant des données personnelles sont hébergés dans un bureau sécurisé par une serrure et un système de sécurité. Les fichiers archivés ne peuvent être consultés que par le personnel administratif et la direction autorisés. Nous ne conservons que des copies électroniques de nos rapports finaux. Les copies électroniques actuelles sont stockées sur le réseau, qui est protégé à l’aide d’un pare-feu basé sur un routeur. Un routeur est un moyen sûr et fiable de protéger les données car il offre deux niveaux de sécurité. Les données sont transmises vers et depuis nos clients par télécopieur, courriel, courriel crypté, interface web et téléphone.
Accès à son l’information personnelle
Les candidats peuvent accéder à leurs informations personnelles, y compris leur curriculum vitae, la liste de références et les formulaires de décharge signés (si applicable), en fournissant un avis écrit à notre représentant désigné. Les candidats doivent fournir une raison légitime pour demander les renseignements. Ils doivent aussi fournir quatre identifiants personnels, tel que demandé. Ceux-ci peuvent inclure la date de naissance, le nom complet, le numéro d’assurance sociale et les adresses actuelles et antérieures.
Ces identifiants seront utilisés pour vérifier l’identité du demandeur avant que toute information ne soit divulguée. Les candidats qui croient que notre entreprise est en possession de données personnelles inexactes qui ont conduit à des vérifications inexactes et les candidats qui contestent l’exactitude de nos conclusions peuvent écrire une lettre décrivant ces inexactitudes à notre représentant désigné. Le candidat doit également fournir une copie de cette lettre au client concerné.
Notre représentant désigné aura alors 30 jours pour enquêter sur les problèmes et résoudre toute inexactitude. Les divergences, si applicable, seront communiquées par écrit au client et au candidat en même temps. Nous apporterons également toute correction à nos fichiers à ce moment-là. Si la demande d’un candidat est refusée, pour quelconque raison, il recevra une lettre expliquant pourquoi.
Resource supplémentaire au niveau de la conformité
Si un candidat souhaite déposer une plainte et/ou accéder à ses informations personnelles, il peut écrire à :
First Advantage Canada Inc.
C/O Rhonda Fairweather, Vice President, Operations
59 Adelaide Street East, Suite 300
Toronto, Ontario M5C 1K6
Les candidats doivent clairement indiquer la nature de leur demande, le nom du client et fournir leur adresse postale et leur numéro de téléphone. Pour vérifier l’identité du demandeur, les candidats doivent également fournir des identifiants personnels, y compris la date de naissance, le nom complet, le numéro d’assurance sociale et les adresses actuelles et antérieurs, ainsi qu’une copie claire et lisible d’une pièce d’identité gouvernementale avec photo.
L’accès aux renseignements personnels sera divulgué dans les 30 jours de la demande. FADV donnera accès à tous les renseignements personnels, à l’exception de ceux autorisés en vertu de la LPRPDE à être exemptés de divulgation. Nous accuserons réception de la demande de réclamation par biais d’une lettre écrite qui sera envoyée par la poste ou par courrier électronique à l’adresse fournie. Cette lettre rappellera la nature de l’enquête et fournira au candidat une date provisoire à laquelle l’enquête sera résolue. Nous enregistrerons et archiverons la demande initiale ainsi que la lettre au candidat dans nos dossiers. Une fois la décision rendue, elle sera enoyé par la poste au candidat. Une copie sera également déposée dans nos archives. Une copie de tous les documents utilisés pour arriver à la décision sera copiée et classée dans nos dossiers.
Si le candidat conteste la décision, il a le droit de communiquer avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à :
112 Kent Street
Place de Ville
Tower B, 3rd Floor
Ottawa, Ontario
K1A 1H3
