Mariana Rosignoli, Líder de Asuntos Jurídicos y Compliance para América Latina
Conclusiones clave
¿Por qué es importante la privacidad en la verificación de antecedentes?
La verificación de antecedentes implica la recopilación y el tratamiento de información personal de los candidatos. La aplicación de principios de privacidad ayuda a las organizaciones a evaluar los riesgos de contratación de manera responsable, al mismo tiempo que protege los derechos de los candidatos, favorece el cumplimiento normativo y fortalece la confianza.
¿Las organizaciones pueden realizar verificaciones de antecedentes protegiendo la privacidad de los candidatos?
Sí. La privacidad y la verificación de antecedentes son complementarias cuando las organizaciones establecen una finalidad legítima, recopilan únicamente la información relevante para el puesto, se comunican de forma transparente, mantienen los datos seguros y adoptan prácticas adecuadas de conservación de la información.
¿Se aplican los mismos requisitos de verificación de antecedentes en toda América Latina?
No. Los requisitos relacionados con la privacidad, el empleo y la verificación de antecedentes varían de un país a otro. Las organizaciones multinacionales pueden establecer estándares consistentes de gobernanza en toda la región, adaptando sus procesos de verificación para cumplir con los requisitos específicos de cada jurisdicción.
Imagine una empresa multinacional que está contratando para un puesto de dirección financiera con el objetivo de supervisar operaciones en Brasil, México y Colombia.
Además de evaluar las competencias técnicas y la experiencia de liderazgo de los candidatos, la empresa también analiza riesgos relacionados con la integridad, la protección de la información confidencial del negocio y los distintos marcos regulatorios de privacidad en toda la región.
Equilibrar estas prioridades se ha convertido en un aspecto clave para los empleadores. Las organizaciones necesitan contar con información suficiente para evaluar los riesgos de contratación, pero también deben tratar los datos personales de los candidatos de manera responsable y cumplir con las obligaciones regulatorias aplicables.
Y el desafío va más allá del cumplimiento normativo: los candidatos también esperan transparencia sobre cómo se recopila, utiliza y protege su información a lo largo del proceso de contratación. Como resultado, la privacidad y la verificación de antecedentes se han convertido en componentes esenciales para generar confianza en las relaciones laborales.
Las siguientes consideraciones pueden ayudar a las organizaciones a llevar a cabo verificaciones de antecedentes de manera responsable, al mismo tiempo que respaldan decisiones de contratación más informadas.
Principales consideraciones para realizar verificaciones de antecedentes en América Latina
La confianza comienza mucho antes del primer día de trabajo de un candidato. Se construye en cada interacción a lo largo del proceso de contratación, incluida la manera en que una organización solicita, utiliza, protege y comunica el tratamiento de la información personal de los candidatos.
Para generar esa confianza, las organizaciones deben encontrar un equilibrio entre dos responsabilidades esenciales: proteger a sus empleados, su negocio y su reputación, al mismo tiempo que tratan la información personal de los candidatos con cuidado, respeto y transparencia.
Además, la privacidad y la verificación de antecedentes no tienen por qué considerarse prioridades contrapuestas. Las organizaciones comprometidas con prácticas responsables pueden obtener información relevante para el proceso de selección mientras protegen la privacidad de los candidatos y cumplen con los requisitos legales aplicables en cada situación.
La forma de lograr este equilibrio dependerá del puesto, de la organización y del país en el que se realice la verificación. Sin embargo, los siguientes principios pueden servir como base para un enfoque responsable:
Definir una finalidad legítima de negocio
Las organizaciones pueden comenzar explicando a los candidatos por qué una determinada verificación de antecedentes es necesaria y cómo se relaciona con el puesto o con un riesgo específico para el negocio. Establecer esta finalidad antes de recopilar información ayuda a evitar que la verificación se convierta en un procedimiento rutinario, desvinculado de las responsabilidades reales del cargo.
Establecer una comunicación transparente con los candidatos
La transparencia desempeña un papel importante en el proceso de verificación. Brindar información clara sobre qué datos pueden recopilarse, por qué son necesarios, cómo pueden utilizarse y quiénes pueden tener acceso a ellos ayuda a los candidatos a comprender mejor qué esperar. Dependiendo de la jurisdicción y de la naturaleza de la verificación, las organizaciones también pueden necesitar obtener la autorización o el consentimiento correspondiente antes de iniciar el proceso.
Limitar la recopilación de datos a lo que sea relevante para el puesto
Más información no siempre conduce a mejores decisiones, y la verificación puede ser más eficaz cuando es proporcional al puesto y se centra en información relevante para sus responsabilidades y riesgos asociados. Un enfoque basado en riesgos ayuda a evitar la recopilación innecesaria o excesivamente amplia de datos.
Aplicar prácticas consistentes de conservación de datos
La información personal puede estar sujeta a diferentes requisitos de conservación, dependiendo de la jurisdicción, la finalidad comercial y la sensibilidad de los datos. Para abordar estas cuestiones, algunas prácticas que los empleadores pueden adoptar incluyen la documentación de políticas de conservación y eliminación de datos.
Revisar los requisitos locales de privacidad
América Latina no constituye un único entorno regulatorio. Los requisitos relacionados con la privacidad, el empleo y la verificación de antecedentes varían entre las distintas jurisdicciones e influyen en qué información puede recopilarse, la base legal para su tratamiento, durante cuánto tiempo puede conservarse y si puede transferirse entre países. Cuando corresponda, las organizaciones pueden beneficiarse de revisar sus procesos en cada país y de buscar asesoramiento jurídico local.
Descubra por qué contratar en América Latina requiere un nuevo enfoque para la verificación de identidad y la verificación de antecedentes.
Una perspectiva regional: por qué la verificación de antecedentes en América Latina merece especial atención
América Latina ofrece importantes oportunidades para las organizaciones multinacionales. Sin embargo, operar en distintos países de la región suele requerir que las empresas se adapten a diferentes marcos legales, expectativas regulatorias y enfoques relacionados con la protección de datos.
De hecho, la normativa sobre privacidad ha evolucionado considerablemente durante la última década, y muchos países han fortalecido sus marcos legales, otorgando mayor importancia a la responsabilidad, la transparencia y la gobernanza responsable de los datos.
Si bien los requisitos específicos y las prácticas de supervisión varían entre las distintas jurisdicciones, un tema común se ha consolidado: se espera que las organizaciones expliquen por qué recopilan información personal, cómo dicha información respalda una finalidad comercial legítima y qué medidas de protección se implementan para proteger a los candidatos durante todo el proceso de verificación.
Para las empresas multinacionales, el desafío consiste en desarrollar programas de verificación de antecedentes que cumplan con los requisitos locales sin perder consistencia a nivel regional. Una organización puede establecer principios compartidos de gobernanza para toda América Latina y, al mismo tiempo, mantener procedimientos lo suficientemente flexibles como para reflejar el contexto legal y regulatorio de cada país.
Aunque los requisitos pueden variar de una jurisdicción a otra, muchas organizaciones buscan desarrollar prácticas consistentes de privacidad y gobernanza en toda la región.
Por qué la privacidad es importante en la verificación de antecedentes
La privacidad y la verificación de antecedentes suelen tratarse como cuestiones separadas: una protege la información personal de los candidatos, mientras que la otra ayuda a las organizaciones a tomar decisiones de contratación. En la práctica, sin embargo, están estrechamente relacionadas, ya que ambas contribuyen a generar confianza y a promover una toma de decisiones responsable.
Una verificación de antecedentes eficaz implica recopilar información relevante para respaldar las decisiones de contratación, al mismo tiempo que se respeta la privacidad de los candidatos y se fomenta la transparencia durante todo el proceso.
Por otro lado, un programa de privacidad bien estructurado no impide que una organización evalúe riesgos relacionados con la contratación. Al contrario, proporciona el marco de gobernanza necesario para llevar a cabo estas evaluaciones de manera responsable, consistente y alineada con las expectativas de privacidad de los candidatos.
Las consecuencias de una gobernanza de datos inadecuada pueden extenderse mucho más allá del proceso de contratación. Dependiendo de la jurisdicción y de la naturaleza de la infracción, las organizaciones pueden estar sujetas a investigaciones regulatorias, sanciones, multas, acciones legales, interrupciones operativas y daños reputacionales. Las prácticas inadecuadas de tratamiento de datos también pueden afectar la confianza de los candidatos, especialmente cuando no comprenden por qué se solicita su información o cómo será utilizada.
Para los profesionales de las áreas jurídicas y de cumplimiento normativo, el desafío consiste en desarrollar modelos de gobernanza que permitan a las organizaciones evaluar riesgos, proteger la información personal, cumplir con los requisitos aplicables y tomar decisiones empresariales responsables.
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Construyendo confianza a través de contrataciones responsables
Cuando se abordan de manera estratégica, la privacidad y la verificación de antecedentes pueden trabajar en conjunto para respaldar las decisiones de contratación, promoviendo la transparencia, el tratamiento responsable de la información y la confianza de los candidatos de principio a fin del proceso de selección.
Las organizaciones que operan en América Latina enfrentan diferentes requisitos legales y regulatorios, pero muchas comparten el mismo objetivo: desarrollar procesos que equilibren la gestión de riesgos con el respeto por la información personal. Solo de esta manera los empleadores podrán fortalecer la confianza de sus candidatos y construir relaciones duraderas desde el primer contacto.
Nota regulatoria: Este artículo aborda principios generales de gobernanza relevantes para organizaciones que operan en América Latina. Entre los marcos regulatorios aplicables a la privacidad se encuentran la Ley General de Protección de Datos (LGPD) de Brasil (Ley n.º 13.709/2018), la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México, la Ley 1581 de 2012 de Colombia y sus normativas complementarias, así como otras legislaciones nacionales y locales aplicables a la protección de datos. Dado que los requisitos legales varían entre jurisdicciones y pueden evolucionar con el tiempo, las organizaciones deben evaluar sus obligaciones de acuerdo con los países en los que operan y, cuando corresponda, buscar asesoramiento jurídico local.
Preguntas Frecuentes
¿Qué deben considerar los empleadores antes de realizar una verificación de antecedentes en América Latina?
Antes de iniciar una verificación de antecedentes, los empleadores deben definir una finalidad comercial legítima para el proceso y evaluar si la información solicitada es relevante y proporcional al puesto. También es recomendable analizar los requisitos legales aplicables en cada país, proporcionar comunicaciones claras y avisos de privacidad adecuados a los candidatos, establecer políticas de conservación de datos y limitar el acceso a información sensible únicamente a las personas autorizadas.
¿Qué información pueden recopilar los empleadores durante una verificación de antecedentes?
La información adecuada varía según el puesto, los riesgos asociados a la función y la legislación del país donde se realiza la verificación. En lugar de recopilar datos simplemente porque están disponibles, las organizaciones deben centrarse en la información necesaria y relevante para respaldar la decisión de contratación.
¿Siempre se requiere el consentimiento del candidato para realizar una verificación de antecedentes en América Latina?
Los requisitos de consentimiento o autorización varían según el país y el tipo de información que se esté procesando. Por ello, es fundamental que las organizaciones identifiquen la base legal adecuada para cada actividad de verificación y determinen si es necesario obtener el consentimiento, una autorización, proporcionar un aviso previo o cumplir con otros requisitos específicos de la jurisdicción aplicable.
¿Cómo deben los empleadores comunicar el proceso de verificación de antecedentes a los candidatos?
La comunicación debe ser clara y transparente, explicando en qué consiste la verificación, qué información puede recopilarse, por qué es necesaria, cómo puede utilizarse y compartirse, y durante cuánto tiempo puede conservarse. Dependiendo de la jurisdicción, los candidatos también pueden tener derechos específicos relacionados con la recopilación y el tratamiento de sus datos personales, los cuales deben comunicarse adecuadamente.
