Mariana Rosignoli, Líder Jurídica e de Compliance para a América Latina
Principais conclusões
Por que a privacidade é importante na verificação de antecedentes?
A verificação de antecedentes envolve a coleta e o tratamento de informações pessoais dos candidatos. A aplicação de princípios de privacidade ajuda as organizações a avaliarem riscos de contratação de forma responsável, ao mesmo tempo em que protege os direitos dos candidatos, apoia o compliance e fortalece a confiança.
As organizações podem realizar verificações de antecedentes protegendo a privacidade dos candidatos?
Sim. Privacidade e verificação de antecedentes são complementares quando as organizações definem uma finalidade legítima, coletam apenas informações relevantes para a função, comunicam-se de forma transparente, mantêm os dados seguros e adotam práticas adequadas de retenção de informações.
Os mesmos requisitos para verificação de antecedentes se aplicam em toda a América Latina?
Não. Os requisitos relacionados à privacidade, ao emprego e à verificação de antecedentes variam de país para país. Organizações multinacionais podem estabelecer padrões consistentes de governança em toda a região, adaptando seus processos de verificação para atender às exigências específicas de cada jurisdição.
Imagine uma empresa multinacional contratando para um cargo de direção financeira, com o objetivo de supervisionar operações no Brasil, México e Colômbia.
Além de avaliar as qualificações técnicas e a experiência de liderança dos candidatos, a empresa também analisa riscos relacionados à integridade, proteção de informações confidenciais do negócio e diferentes estruturas regulatórias de privacidade em toda a região.
Equilibrar essas prioridades tornou-se um foco importante para os empregadores – as organizações precisam de informações suficientes para avaliar os riscos de contratação, mas também tratar os dados pessoais dos candidatos de forma responsável e atender às obrigações regulatórias aplicáveis.
E o desafio vai além da conformidade: os candidatos também esperam transparência sobre como suas informações são coletadas, utilizadas e protegidas ao longo do processo de contratação. Como resultado, a privacidade e o background check tornaram-se componentes essenciais para a construção de confiança nas relações de trabalho.
As considerações a seguir podem ajudar as organizações a conduzir a verificação de antecedentes de forma responsável, ao mesmo tempo em que apoiam decisões de contratação mais informadas.
Principais considerações para a realização de verificações de antecedentes na América Latina
A confiança começa muito antes do primeiro dia de trabalho de um candidato. Ela é construída em cada interação ao longo do processo de contratação, incluindo a forma como uma organização solicita, utiliza, protege e comunica o tratamento das informações pessoais do candidato.
Para construir essa confiança, as organizações devem buscar o equilíbrio entre duas responsabilidades essenciais: proteger suas pessoas, seus negócios e sua reputação, ao mesmo tempo em que tratam as informações pessoais dos candidatos com cuidado, respeito e transparência.
Com candidatos cada vez mais conscientes sobre como seus dados são coletados, utilizados e compartilhados, essas práticas passam a ser uma parte fundamental da experiência dos aplicantes.
E privacidade e background check não precisam ser vistos como prioridades concorrentes – organizações comprometidas com práticas responsáveis podem obter informações relevantes para o processo de seleção, enquanto protegem a privacidade dos candidatos e cumprem os requisitos legais aplicáveis para aquela situação específica
Como esse equilíbrio é alcançado dependerá da função, da organização e do país onde a verificação é realizada. No entanto, os princípios a seguir podem servir de base para uma abordagem responsável:
Definir uma finalidade de negócio legítima
As organizações podem começar explicando aos seus candidatos por que uma determinada verificação de antecedentes é necessária e como ela se relaciona com a função ou com um risco específico para o negócio. Estabelecer essa finalidade antes da coleta de informações ajuda a evitar que a verificação se torne um procedimento rotineiro, desvinculado das reais responsabilidades do cargo.
Estabelecer uma comunicação transparente com os candidatos
A transparência desempenha um papel importante no processo de verificação. Informações claras sobre quais dados poderão ser coletados, por que são necessários, como poderão ser utilizados e quem poderá ter acesso a eles ajudam os candidatos a compreenderem melhor o que esperar. Dependendo da jurisdição e da natureza da verificação, as organizações também podem precisar da autorização ou consentimento adequado antes do início do processo.
Limitar a coleta de dados ao que é relevante para a função
Mais informações nem sempre resultam em melhores decisões, e a verificação pode ser mais eficaz quando é proporcional à função, focada em informações relevantes para suas responsabilidades e riscos associados. Uma abordagem baseada em riscos evita a coleta desnecessária ou excessivamente ampla de dados.
Aplicar práticas consistentes de retenção de dados
As informações pessoais podem estar sujeitas a diferentes requisitos de retenção, dependendo da jurisdição, da finalidade comercial e da sensibilidade dos dados. Para abordar essas questões, algumas práticas que os empregadores podem utilizar são a documentação de retenção e exclusão de dados.
Revisar os requisitos locais de privacidade
A América Latina não constitui um único ambiente regulatório. Os requisitos relacionados à privacidade, ao emprego e à verificação de antecedentes variam entre as diferentes jurisdições e influenciam quais informações podem ser coletadas, a base legal para seu tratamento, por quanto tempo podem ser armazenadas e se podem ser transferidas entre países. Quando apropriado, as organizações podem se beneficiar da revisão de seus processos em cada país, além de buscar orientação jurídica local.
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Uma perspectiva regional: por que a verificação de antecedentes na América Latina merece atenção especial
A América Latina oferece oportunidades significativas para organizações multinacionais, no entanto, atuar em diferentes países da região frequentemente exige que as empresas naveguem por distintos marcos legais, expectativas regulatórias e abordagens relacionadas à proteção de dados.
De fato, a regulamentação sobre privacidade evoluiu consideravelmente na última década, com muitos países fortalecendo seus arcabouços legais e dando maior ênfase à responsabilidade, transparência e governança responsável de dados.
Embora os requisitos específicos e as práticas de fiscalização variem entre as diferentes jurisdições, um tema comum vem se consolidando: espera-se que as organizações expliquem por que coletam informações pessoais, como essas informações apoiam uma finalidade comercial legítima e quais medidas de proteção são adotadas para resguardar os candidatos ao longo do processo de verificação.
Para empresas multinacionais, o desafio está em desenvolver programas de background check que atendam às exigências locais, sem perder a consistência em nível regional. Uma organização pode estabelecer princípios compartilhados de governança para toda a América Latina, ao mesmo tempo em que mantém procedimentos flexíveis o suficiente para refletir o contexto legal e regulatório de cada país.
Embora os requisitos possam variar de uma jurisdição para outra, muitas organizações procuram desenvolver práticas consistentes de privacidade e governança em toda a região.
Por que a privacidade é importante na verificação de antecedentes
Privacidade e verificação de antecedentes costumam ser tratadas como questões separadas: uma protege as informações pessoais dos indivíduos, enquanto a outra ajuda as organizações a tomar decisões de contratação. Na prática, porém, elas estão intimamente conectadas, pois ambas contribuem para a construção de confiança e para a tomada de decisões responsáveis.
Uma verificação de antecedentes eficaz envolve a coleta de informações relevantes de forma a apoiar decisões de contratação, ao mesmo tempo em que respeita a privacidade dos candidatos e promove a transparência ao longo de todo o processo.
Já um programa de privacidade bem estruturado não impede uma organização de avaliar riscos relacionados à contratação. Pelo contrário, ele fornece a estrutura de governança necessária para conduzir essas avaliações de maneira responsável, consistente e em conformidade com as expectativas de privacidade dos candidatos.
As consequências de uma governança de dados inadequada podem ir muito além do processo de contratação. Dependendo da jurisdição e da natureza da infração, as organizações podem estar sujeitas a investigações regulatórias, sanções, multas, ações judiciais, interrupções operacionais e danos à reputação. Práticas inadequadas de tratamento de dados também podem comprometer a confiança dos candidatos, especialmente quando eles não compreendem por que suas informações estão sendo solicitadas ou como serão utilizadas.
Para profissionais das áreas jurídica e de compliance, o desafio é desenvolver modelos de governança que permitam às organizações avaliarem riscos, proteger informações pessoais, cumprir os requisitos aplicáveis e tomar decisões empresariais responsáveis.
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Construindo confiança por meio de contratações responsáveis
Quando abordados de forma estratégica, privacidade e background check podem atuar em conjunto para apoiar decisões de contratação, promovendo transparência, tratamento responsável das informações e confiança dos candidatos do princípio ao fim do processo de seleção.
As organizações que atuam na América Latina enfrentam diferentes exigências legais e regulatórias, mas muitas compartilham o mesmo objetivo: desenvolver processos que equilibrem a gestão de riscos com o respeito às informações pessoais. Apenas dessa forma os empregadores conseguirão fortalecer a confiança com seus candidatos, construindo relacionamentos duradouros desde o primeiro contato.
Observação regulatória: Este artigo aborda princípios gerais de governança relevantes para organizações que operam na América Latina. Entre os marcos regulatórios aplicáveis à privacidade estão a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) do Brasil (Lei nº 13.709/2018), a Lei Federal de Proteção de Dados Pessoais em Posse de Particulares (LFPDPPP) do México, a Lei 1581 de 2012 da Colômbia e seus regulamentos complementares, bem como outras legislações nacionais e locais aplicáveis à proteção de dados. Como os requisitos legais variam entre jurisdições e podem evoluir ao longo do tempo, as organizações devem avaliar suas obrigações com base nos países em que atuam e, quando apropriado, buscar orientação jurídica local.
Perguntas Frequentes
O que os empregadores devem considerar antes de realizar uma verificação de antecedentes na América Latina?
Antes de iniciar uma verificação de antecedentes, os empregadores devem definir uma finalidade comercial legítima para o processo e avaliar se as informações solicitadas são relevantes e proporcionais à função. Também é recomendável analisar os requisitos legais aplicáveis em cada país, fornecer comunicações e avisos de privacidade adequados aos candidatos, estabelecer políticas de retenção de dados e limitar o acesso a informações sensíveis apenas às pessoas autorizadas.
Quais informações os empregadores podem coletar durante uma verificação de antecedentes?
As informações apropriadas variam de acordo com a posição, os riscos associados à função e a legislação do país onde a verificação é realizada. Em vez de coletar dados simplesmente porque estão disponíveis, as organizações devem concentrar-se em informações necessárias e relevantes para apoiar a decisão de contratação.
O consentimento do candidato é sempre necessário para a verificação de antecedentes na América Latina?
Os requisitos de consentimento ou autorização variam conforme o país e o tipo de informação que está sendo processada. Por isso, é fundamental que as organizações identifiquem a base legal adequada para cada atividade de verificação e confirmem se é necessário obter consentimento, autorização, fornecer aviso prévio ou atender a outros requisitos específicos da jurisdição aplicável.
Como os empregadores devem comunicar o processo de verificação de antecedentes aos candidatos?
A comunicação deve ser clara e transparente, explicando o que envolve a verificação, quais informações poderão ser coletadas, por que elas são necessárias, como poderão ser utilizadas e compartilhadas, e por quanto tempo poderão ser armazenadas. Dependendo da jurisdição, os candidatos também podem ter direitos específicos relacionados à coleta e ao tratamento de seus dados pessoais, os quais devem ser devidamente comunicados.
